| Tempi di conservazione dei documenti amministrativi |
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Stiamo riorganizzando l’archivio dei documenti della nostra associazione: dichiarazione dei redditi, bolle di trasporto, fatture, libro volontari. Per non commettere l’errore di eliminare documenti che, invece, vanno tenuti da parte, vi chiediamo,
Prima di tutto occorre chiarire che esistono due distinti termini di conservazione dei documenti, a seconda della normativa di riferimento, civilistica o fiscale, e quindi delle motivazioni in base alle quali i documenti sono conservatiquali sono i tempi di conservazione? e possono essere utilizzati. Ai fini fiscali, il termine è quello ordinario di accertamento, che è ora di quattro anni dall’anno in cui scadeva il termine di presentazione della dichiarazione (cinque in caso di dichiarazione omessa). Per prudenza, anche in relazione alla proroga dei termini disposta dalla Legge 289/2002 (condono) per chi non aveva presentato il condono stesso, riterrei con tranquillità di distruggere tutti i documenti avente unicamente rilevanza fiscale (compresi i documenti Iva) sino al 31.12.1996. Ai fini civilistici, il termine di dieci anni dopo i quali non è più obbligatoria la conservazione dei documenti (la normativa civilistica si riferisce unicamente alle fatture e alle lettere e ai telegrammi emessi e ricevuti, oltre naturalmente al libro giornale di contabilità, al libro inventari) è riservato, ai sensi dell’art. 2220 del codice civile, agli imprenditori: quindi, in teoria, non essendo classificabile l’Ente tra gli imprenditori, potrebbe sostenersi l’inesistenza di un termine: in ogni caso sarà opportuno mantenere la conservazione decennale, per prudenza e correttezza amministrativa. Ricordiamo che il terzo comma dell’articolo 2220 permette la conservazione dei documenti come registrazioni su supporti di immagini, sempre che siano immediatamente stampabili e rese leggibili. Le “bolle di viaggio” devono ritenersi analoghe alla documentazione fiscale, quindi applicherei il primo dei due termini sopra citati: allo stesso modo si devono intendere, a mio parere, i documenti relativi ai volontari di cui alla Legge 266/91. |
